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La segreteria è nel nostro istituto l’unico ufficio presente e gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e anche le relazioni con il pubblico.
La normativa prevede come obbligatoria, per i siti di Pubblica Amministrazione (PA), una pagina dedicata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico – URP.
Abbiamo deciso, in osservanza alla normativa, di aggiungere URP alla Segreteria in quanto è l’ufficio con cui l’utenza si relaziona con noi, anche se, nella scuola, ogni persona che vi lavora ha a che fare con il “pubblico”, quotidianamente.
Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi: dott.ssa BEATRICE SVAMPA
La segreteria è aperta al pubblico presso
Piazza Don Bosco 12 – tel. 0733 969574 – Tolentino 62029 MC
Da Lunedì a Sabato
8.00 – 8.30 RICEVIMENTO UTENZE (INTERNE ED ESTERNE)
12.00-13.30 RICEVIMENTO UTENZE (INTERNE ED ESTERNE)
Gli Uffici di Segreteria ricevono telefonate dall’utenza esterna dalle ore 11.00 alle ore 13.00
Apertura pomeridiana
Martedì SEGRETERIA ALUNNI
15.00 – 17.00
Giovedì SEGRETERIA DEL PERSONALE
14.00 – 16.00
Telefono: 0733969574
PEO istituzionale:mcis00300e@istruzione.it
PEC: mcis00300e@pec.istruzione.it
Accessibilità:
Per segnalare problemi di accessibilità inviare una mail a info@iisfilelfotolentino.it
Cognome e nome
Il Dsga: dott.ssa LAURA NARDI
sovraintende ai servizi Amministrativo-contabili;
cura l’organizzazione della Segreteria;
redige gli atti di ragioneria ed economato;
dirige ed organizza il piano di lavoro a tutto il personale ATA;
lavora in stretta collaborazione col Dirigente affinchè sia attuabile l’Offerta Formativa dell’Istituto, compatibilmente con le risorse economiche disponibili.
Ambiti di competenza, assegnazione degli obiettivi, attuazione compiti istituzionali e applicazione norme contrattuali sono contenute nella direttiva allegata.
Curriculum Vitae (link)
Cognome e nome: FIORETTI PATRIZIA
Rilevazione mensile presenze Personale ATA
Collaborazione con il DSGA nella gestione del personale ATA
Posta Elettronica – Internet – Intranet- SIWEB - Aggiornamento Programma SISSI in rete
TFR ed eventuali dichiarazioni amministrative per il personale a tempo determinato
Collaborazione con il DSGA nei sottoelencati adempimenti
Pratiche INPS – TESORO – IRPEF – IRAP
Prospetto compensi accessori liquidati al personale
Collaborazione con la DSGA nella stesura degli incarichi al personale dipendente
Predisposizione dichiarazioni Mod. CUD – MOD 770 – IRAP
Progetti in rete: rendicontazione, ecc…
Pratiche Fondo Espero
Anagrafe prestazioni collaborazioni occasionali e Mod.PA04 ex INPDAP
(in collaborazione con la DSGA)
Acquisti materiale
Raccolta richieste d’acquisto - Richieste preventivi - Richiesta CIG e/o CUP
Predisposizione quadri comparativi delle offerte e procedura acquisti piattaforma MEPA
Stesura degli ordini
Gestione della consegna del materiale
Rapporti con i fornitori
Riordino della documentazione relativa alla procedura d’acquisto (delibera – ordinazione – bolla di consegna – fattura - DURC)
Verifica versamenti contributi genitori alunni ecc…(visite istruzione / assicurazione / teatro...)
Piano diritto allo studio: invio richieste d’acquisto all’amministrazione comunale dei beni inventariabili
Inventario dei Beni dello Stato
Predisposizione dei verbali di collaudo delle merci inventariabili
Discarico dei beni - Passaggio di gestione, ecc…
Pratiche scarto d’archivio
Sostituzione colleghi assenti in altri settori
Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.
Cognome e Nome: GERMONDANI LUIGIA
Gestione stato giuridico del personale
Tenuta dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: compreso fascicolo elettronico – SIDI.
Individuazione personale a tempo determinato e supplenti temporanei - Funzione convocazione SIDI e aggiornamento supplenze;
Controllo graduatorie di istituto per comunicazioni di aggiornamento e/o variazioni;
Stipula contratti di assunzione - Assunzione in servizio
Emissione di tutti i contratti di lavoro e relativo inoltro agli enti preposti
Gestione presenze e assenze del personale docente: registrazione assenze sistema informatico SIDI, comunicazioni statistiche assenze mensili, rilevazione tasso assenze per pubblicazione sito web dell’istituto;
Emissione relativi decreti e visite medico fiscali
Pratiche rivalsa terzi
Organici e trasferimento personale
Tenuta registri obbligatori
Comunicazioni attraverso il sistema informatico di assunzioni e di modifiche del rapporto (contratti, trasferimenti, organici, licenziamenti…)
Periodo di prova e relativa Documentazione di rito
Autorizzazione esercizio libera professione/Incarichi
Predisposizione e aggiornamento graduatorie interne di istituto
Procedimenti pensionistici
Sostituzione colleghi assenti in altri settori
Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.
Cognome e Nome: DANIA VITALI
Tenuta del protocollo informatico, smistamento e archiviazione posta
Predisposizione posta per inoltro ufficio postale e uffici di competenza
Rilevazione mensile spese postali
Collaborazione gestione del personale:
Ricerca supplenti (personale ATA e collaborazione nella ricerca del personale docente)
Gestione dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: in particolare nella trasmissione e inserimento dati nuovi dipendenti;
Dichiarazione servizi e assenze (inserimento pratiche SIDI)
Predisposizione e aggiornamento graduatorie di istituto
Gestione graduatorie interne soprannumerari
Tabulazione compensi FIS (dichiarazioni del personale)
Corsi di aggiornamento: rilascio attestati
Documentazione “sicurezza”: iscrizione corsi aggiornamento, collaborazione con RSPP per la predisposizione della documentazione richiesta
Convocazioni OO.CC. - RSU
Comunicazione scioperi – rilevazione - Assemblee
Raccolta Documentazione OO.CC. - Stesura estratti delle delibere del Consiglio di Istituto
Convocazione delle commissioni
Circolari Interne
Referente per Dirigente Scolastico/primo collaboratore del D.S.
Supporto C.T.I.
Sostituzione colleghi assenti in altri settori
Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.
Cognome e Nome: PALMIERI LUCIANA
Gestione alunni e relative pratiche inerenti (Anagrafe nazionale alunni, dati organico, ecc….) e relazioni con gli altri istituti
Inserimento e aggiornamento dati alunni – genitori - classi
Gestione fascicoli personali alunni
Emissione certificati e rilascio copie documentazione agli atti (accesso agli atti)
Tenuta dei registri (certificati, diplomi, pagelle, esami)
Gestione scrutini e di tutte le operazioni commesse agli esami di licenza
Gestione pagelle e tabelloni
Richiesta e trasmissione documenti
Compilazione statistiche e monitoraggi
Iscrizioni – trasferimenti – nulla osta – Giochi della Gioventù
Gestione adempimenti “diete” alunni
Diplomi
Gestione richieste di tirocinio
Libri di testo ed eventuali Cedole librarie
Gestione infortuni Alunni e Personale dipendente e tenuta registro
Elezioni organi collegiali (predisposizione dei materiali relativi alla componente genitori)
Viaggi e visite di istruzione e GSS: preventivi – prospetto comparativo – assegnazione incarico trasporto
Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.
D.lgs 33/2013
Art. 13 - Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:
b) all'articolazione degli uffici, le competenze e le risorse a disposizione di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche.